Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder unseren KI-Telefonassistenten nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. bei Kontaktaufnahme). Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Bei Nutzung unseres KI-Telefonassistenten werden Daten zur Erbringung der Dienstleistung (Anrufannahme, Terminbuchung) verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters / der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Serhat Cakmaktepe
Telefon: +49 176 21148551
E-Mail: info@vokaro.net

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. KI-Telefonassistent und Telefonie

Nutzung des KI-Telefonassistenten

Wichtiger Hinweis: Sie sprechen mit einem KI-Assistenten
Bei Anrufen über unseren Service interagieren Sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten. Dies entspricht den Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung (AI Act, Art. 50).

Keine Aufzeichnung standardmäßig

Vokaro zeichnet Telefongespräche standardmäßig NICHT auf. Es werden lediglich Text-Transkripte zur Erbringung der Dienstleistung erstellt (z.B. Terminbuchung, Anfragebearbeitung). Diese werden nur temporär gespeichert und nach 14-30 Tagen automatisch gelöscht.

Optionale Aufzeichnung (nur mit Einwilligung)

In bestimmten Fällen kann eine Audio-Aufzeichnung zur Qualitätssicherung erfolgen. Dies geschieht ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 3 TDDDG (Fernmeldegeheimnis). Sie werden während des Gesprächs explizit gefragt und können die Aufzeichnung ablehnen.

Rechtsgrundlage: § 201 StGB verbietet heimliche Aufnahmen von Gesprächen. Eine Aufzeichnung erfolgt nur mit dokumentierter Einwilligung aller Beteiligten.

Verarbeitete Daten bei Telefonie

Bei Nutzung unseres KI-Telefonassistenten verarbeiten wir folgende Daten:

• Telefonnummer (anonymisiert/gehasht)
• Gesprächsinhalt (nur als Text-Transkript, keine Audio-Speicherung ohne Einwilligung)
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Gesprächsdauer
• Vereinbarte Termine oder erfasste Anfragen

Rechtsgrundlagen und Speicherfristen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Erbringung unserer Dienstleistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherfristen:

• Transkripte: 14-30 Tage (automatische Löschung)
• Terminbuchungen: bis zur Durchführung des Termins + 6 Monate
• Audio-Aufzeichnungen (nur mit Einwilligung): maximal 90 Tage
• Vertragsrelevante Dokumente: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (HGB, AO)

Drittanbieter und Auftragsverarbeitung

Für die technische Erbringung unseres Telefonie-Services nutzen wir folgende Auftragsverarbeiter:

• Twilio (Telefonie-Infrastruktur) - EU-US Data Privacy Framework zertifiziert
• LiveKit (Voice-Orchestrierung) - keine EU-Region, erhöhte Transfer-Sorgfalt
• Weitere Processor je nach technischer Implementierung (werden hier aktualisiert)

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Datenübermittlungen in die USA erfolgen, achten wir auf Anbieter mit EU-US Data Privacy Framework Zertifizierung oder nutzen Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO. Wir minimieren internationale Datenflüsse und prüfen EU-regionale Alternativen.

6. Besondere Hinweise

Fernmeldegeheimnis (§ 3 TDDDG)

Wir beachten das Fernmeldegeheimnis und schützen Inhalt und Umstände der Telekommunikation. Zugriff auf Gesprächsdaten erfolgt nur nach striktem Need-to-know-Prinzip. Alle Mitarbeiter und Dienstleister sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Keine Outbound-Werbeanrufe

Vokaro führt keine unaufgeforderten Werbeanrufe durch (§ 7 UWG). Ausgehende Anrufe erfolgen ausschließlich transaktional (z.B. Terminbestätigungen) und nur mit vorheriger dokumentierter Einwilligung gemäß § 7a UWG.

Datenminimierung

Wir erfassen nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, etc.) werden nur verarbeitet, wenn dies ausdrücklich erforderlich und rechtlich zulässig ist (Art. 9 DSGVO).

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@vokaro.net oder telefonisch unter +49 176 21148551.